Privacyreglement Weboma C.S.

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn eisen aan het vastleggen van privacygevoelige gegevens beschreven. In dit privacyreglement geeft Weboma C.S. aan op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven. Gegevens worden verwerkt en zo nodig gemeld in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

Om als organisatie goed te kunnen werken is het van belang om gegevens, waaronder ook persoonsgegevens, goed vast te leggen. We gebruiken die gegevens bijvoorbeeld om de koopovereenkomst uit te voeren of onze klanten optimaal van dienst te zijn. De norm is dat wij niet méér gegevens verwerken dan noodzakelijk en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. De bescherming van de privacy van onze klanten en medewerkers is belangrijk voor Weboma C.S.

Persoonlijke gegevens behandelt en beveiligt Weboma C.S. dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens van (potentiële) klanten. Ook voor de verwerking van andere persoonsgegevens ((oud-)medewerkers, afgevaardigden, commissarissen, leveranciers en relaties) hanteert Weboma C.S. dezelfde normen. Met dit reglement informeert Weboma C.S. klanten, medewerkers, (onder)aannemers en leveranciers over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Ook waarborgt Weboma C.S. hiermee de rechten van iedereen die hierbij is betrokken.

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de wet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
• persoonsgegeven: elk gegeven die kan leiden tot het identificeren van een persoon;
• verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen rond persoonsgegevens. Daaronder bedoelen we in elk geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• bestand: een geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

• verwerker: degene die voor de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
• betrokkene: degene over wie een persoonsgegeven gaat;
• derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
• ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• toestemming van de betrokkene: elke vrije wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
• verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
• verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

Weboma C.S. is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens. Weboma C.S. zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens. Weboma C.S. is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement.

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens zijn - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend; er worden niet meer persoonsgegevens verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

• de betrokkene voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend;
• de gegevensverwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst;

• de gegevensverwerking nodig is om een wettelijke verplichting van Weboma C.S. na te komen;
• de gegevensverwerking nodig is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
• de gegevensverwerking nodig is vanwege een belang van Weboma C.S. of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.

Ieder die handelt onder het gezag van Weboma C.S. verwerkt persoonsgegevens in opdracht van Weboma C.S.

De verwerking vindt plaats door medewerkers van Weboma C.S. en/of derden voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van Weboma C.S. nodig is.

De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve als de wet dit bepaalt (art. 17 t/m 22).

Het verbod geldt niet voor zover:

• verwerking plaats vindt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
• de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
• de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht voor de rechter.

Weboma C.S. deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Dit kan gaan om verzekeraars, ICT dienstverleners, accountants, adviseurs, onderaannemers, leveranciers, makelaars et cetera. Met bedrijven die deze gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkerovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. 

Weboma C.S. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Weboma C.S. de persoonsgegevens indien nodig aan andere derden en dan alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

De betrokkene heeft het recht verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben in te zien. Weboma C.S. deelt een ieder op diens verzoek - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen. Als dat het geval is, verstrekt Weboma C.S. de betrokkene desgewenst - zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek - schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.

Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet Weboma C.S. aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast. Weboma C.S. kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:

• de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat Weboma C.S. over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 

Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen. Weboma C.S. deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Weboma C.S. draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Onder de AVG hebben mensen het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. In de AVG (artikel 20) heet dit het 'recht om gegevens over te dragen'. Het houdt in dat mensen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat Weboma C.S. over tot dataportabiliteit. Vragen hierover kunnen gesteld worden via privacy@weboma.nl. Weboma C.S. zal de betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk contacteren over de dataportabiliteit.

Het kan voorkomen dat Weboma C.S. een betrokkene vraagt om zich te identificeren voordat er gegevens worden verstrekt.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt. Weboma C.S. verwijdert gegevens uiterlijk nadat de wettelijk verplichte verjaringstermijnen/garantietermijnen verstreken zijn.

Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat

• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van Weboma C.S. en klanten (natuurlijke personen) van Weboma C.S., alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Weboma C.S. maakt op diverse (project)websites gebruik van functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een van deze websites wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Weboma C.S. gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. 

Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. 

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:

• Het volgende e-mailadres: privacy@weboma.nl;
• de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.

Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door Weboma C.S. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen. Dit reglement is inwerking getreden per 25 mei 2018. Dit reglement is bij Weboma C.S. in te zien en staat onder andere op de site www.weboma.nl. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist Weboma C.S., met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.